Sygnaliści

25 września 2024 r. weszła w życie  Ustawa z 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów  (Dz. U. z 2024 r. poz. 928), która chroni przed działaniami odwetowymi osoby zgłaszające przypadki naruszeń prawa.

W Urzędzie Gminy w klukach została wprowadzona Zarządzeniem Nr Rag.0050.125.2024 Wójta Gminy Kluki z dnia 20 grudnia 2024 r. Procedura przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych naruszeń prawa, podejmowania działań następczych i ochrony sygnalistów.

KTO MOŻE BYĆ SYGNALISTĄ

Sygnalista to osoba fizyczna, która  w dobrej wierze przekazuje informacje, w tym uzasadnione podejrzenia, dotyczące zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie w Urzędzie Gminy w Klukach.

Sygnalistą może być m. in pracownik, osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej, przedsiębiorca, stażysta, wolontariusz, praktykant, lub inna osoba, która informację o naruszeniu prawa uzyskała w związku ze swoją pracą.

JAKICH NARUSZEŃ MOŻE DOTYCZYĆ ZGŁOSZENIE

Zgłoszenie musi dotyczyć naruszenia prawa, działania sprzecznego z prawem, zaniechania niezgodnego z prawem lub mające na celu obejście prawa.

Naruszenia objęte zakresem stosowania ustawy mogą dotyczyć:

• korupcji;
• zamówień publicznych;
• usług, produktów i rynków finansowych;
• przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;
• bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;
• bezpieczeństwa transportu;
• ochrony środowiska;
• ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;
• bezpieczeństwa żywności i pasz;
• zdrowia i dobrostanu zwierząt;
• zdrowia publicznego;
• ochrony konsumentów;
• ochrony prywatności i danych osobowych;
• bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;
• interesów finansowych Skarbu Państwa RP, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej;
• rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych;
• konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela – występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane  z dziedzinami wskazanymi powyżej.

KANAŁY DOKONYWANIA ZGŁOSZEŃ

• w formie papierowej - przesłane w zamkniętej kopercie z dopiskiem „Sygnalista – zgłoszenie zewnętrzne” na adres do korespondencji: Urząd Gminy w Klukach, Kluki 88, 97 – 415 Kluki, lub
• drogą elektroniczną na adres: sygnalista@kluki.pl, lub
• ustnie – za pośrednictwem nienagrywanej linii telefonicznej: 44  631 50 35, lub
• ustnie podczas bezpośredniego spotkania z Koordynatorem lub upoważnionym pracownikiem w terminie 14 dni od przedstawienia takiego wniosku Koordynatorowi.

Zgłoszenia anonimowe nie będą rozpatrywane.

CO POWINNO ZAWIERAĆ ZGŁOSZENIE

Zgłoszenie zewnętrzne powinno zawierać:

• dane sygnalisty, tj. imię, nazwisko, adres korespondencyjny lub adres poczty elektronicznej i numer telefonu;
• datę i miejsce sporządzenia;
• dane osób, które dopuściły się naruszenia prawa, tj. imię, nazwisko, stanowisko, miejsce pracy;
• opis nieprawidłowości oraz ich daty.

Zgłoszenie dodatkowo może zostać udokumentowane zebranymi dowodami i wykazem świadków.

Zgłoszenie w postaci papierowej dokonuje się na formularzu, którego wzór został załączony do Procedury.

TRYB POSTĘPOWANIA Z OTRZYMANYMI ZGŁOSZENIAMI

Zgłoszenia może dokonać każda osoba fizyczna, która uzyskała informację o naruszeniu prawa w kontekście związanym z pracą.

• Zgłoszenia zewnętrzne naruszeń prawa są przyjmowane i weryfikowane w zakresie wiarygodności zgłoszenia oraz czy dotyczą naruszeń prawa w dziedzinie należącej do zakresu działania Wójta Gminy Kluki.
• Osoba odpowiedzialna potwierdzi sygnaliście przyjęcie zgłoszenia na podany adres kontaktowy. Potwierdzenie zgłoszenia zostanie przekazane niezwłocznie, nie później niż w terminie 7 dni od dnia przyjęcia zgłoszenia, o ile sygnalista nie złożył sprzeciwu na wysłanie potwierdzenia albo Osoba odpowiedzialna ma uzasadnione podstawy sądzić, że potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia zagroziłoby ochronie poufności tożsamości sygnalisty.
• Na żądanie sygnalisty, nie później niż w terminie miesiąca od dnia otrzymania żądania, Wójt Gminy Kluki wydaje zaświadczenie potwierdzające, że sygnalista podlega ochronie określonej w rozdziale 2 Ustawy.
• Osoba odpowiedzialna przeprowadza postępowanie wyjaśniające, które ma na celu weryfikację prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu zewnętrznym.
• W ramach postępowania Osoba odpowiedzialna może zbierać dodatkowe informacje, w tym zwrócić się do sygnalisty o  udzielenie dodatkowych wyjaśnień, o ile ich udzielenie nie będzie zagrażało ochronie poufności tożsamości sygnalisty.
• W  przypadku, gdy w zgłoszeniu, dotyczącym sprawy będącej już przedmiotem wcześniejszego zgłoszenia lub zgłoszenia od innego sygnalisty, nie zawarto istotnych nowych informacji na temat naruszenia prawa w  porównaniu z  wcześniejszym zgłoszeniem tego naruszenia, może zostać podjęta decyzja o odstąpieniu od podjęcia działań następczych, o czym osoba dokonująca zgłoszenie zostanie poinformowana. W razie kolejnego zgłoszenia,Organ poinformuje osobę dokonującą zgłoszenia o takim odstąpieniu. W razie kolejnego zgłoszenia – organ pozostawi je bez rozpoznania oraz informacji zwrotnej dla osoby zgłaszającej.
• Osoba odpowiedzialna przekazuje sygnaliście informację zwrotną dotyczącą zgłoszenia zewnętrznego. Informacja dotyczy planowanych lub podjętych działań następczych i powodów takich działań, jak i ostatecznego wyniku działań następczych zrealizowanych wskutek zgłoszenia. Informacja zwrotna przekazywana jest w terminie 3 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia, a w uzasadnionych przypadkach w terminie nieprzekraczającym 6 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia.
• Sygnalista zostanie również poinformowany, gdy nie zostaną podjęte działania następcze wraz  uzasadnieniem odstąpienia od tych działań.
• Wszystkie zgłoszenia rejestrowane są w rejestrze zgłoszeń zewnętrznych, nad którym  nadzór sprawuje Sekretarz Gminy.

OCHRONA SYGNALISTY

Sygnalista podlega ochronie w zakresie danych osobowych (poufność i anonimowość danych) i w zakresie działań odwetowych od momentu dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego.

Warunkiem objęcia ochroną jest działanie w dobrej wierze, tj. posiadanie uzasadnionych podstaw, by sądzić że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i że stanowi informację o naruszeniu prawa.

Sygnalista podlega ochronie wyłącznie w zakresie dokonanych zgłoszeń.

Takiej samej ochronie podlegają osoby pomagające w dokonaniu zgłoszenia oraz osoby powiązane z sygnalistą.

OSOBY ODPOWIEDZIALNE ZA ZARZĄDZANIE ZGŁOSZENIAMI

Osobą odpowiedzialną za przyjmowanie, rozpatrywanie oraz sprawującą całościowy nadzór nad przyjmowaniem i rozpatrywaniem zgłoszeń zewnętrznych naruszeń prawa jest Sekretarz Gminy, który udziela szczegółowych informacji w formie poufnej porady dla osób rozważających dokonanie zgłoszenia zewnętrznego pod nr tel. 44 631 50 35.

PRZETWARZANIE DANYCH OSOBOWYCH

Organ publiczny po otrzymaniu zgłoszenia przetwarza dane osobowe w zakresie niezbędnym do przyjęcia zgłoszenia lub podjęcia ewentualnego działania następczego. Dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpatrywania zgłoszenia, nie są zbierane, a w razie przypadkowego zebrania są niezwłocznie usuwane (w terminie 14 dni od chwili ustalenia, że nie mają one znaczenia dla sprawy).

Dane osobowe przetwarzane w związku z przyjęciem zgłoszenia lub podjęciem działań następczych oraz dokumenty związane z tym zgłoszeniem są przechowywane przez organ publiczny przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym przekazano zgłoszenie zewnętrzne do organu lub zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami. Po upływie okresu przechowywania dane są usuwane, a dokumenty niszczone.

DANE KONTAKTOWE RZECZNIKA PRAW OBYWATELSKICH

https://bip.brpo.gov.pl/pl/content/zlozenie-wniosku-do-rzecznika-praw-obywatelskich